Dasar-Dasar Pembuatan Solusi Microsoft Access 2003 Berbasis Runtime

Daftar Isi

Pendahuluan
Menjalankan Aplikasi dengan Runtime vs Full Access 2003
Mengatur Opsi Startup
Penanganan Error pada Kode VBA
Memproteksi Kode Anda dengan File MDE
Memudahkan Proses Distribusi dengan Access 2003 Developer Extensions
Kesimpulan

Pendahuluan

Adalah sebuah dongeng jika para pengembang aplikasi bisnis bekerja dalam lingkungan dimana semua komputer menjalankan versi software yang sama -dan yang terkini. Pada kenyataannya , terutama bagi pengembang aplikasi dengan Microsoft Access, mereka dihadapkan pada keharusan untuk membuat aplikasi-aplikasi yang akan dijalankan pada komputer yang tidak memiliki Microsoft Access 2003, atau menjalankan Access versi lama. Untuk para pengembang ini, Access 2003 Runtime adalah sebuah kebutuhan.

Lisensi Access 2003 Runtime datang bersama Microsoft Access 2003 Developer Extensions, sebuah komponen dalam Microsoft Visual Studio® Tools for the Microsoft Office System. Pengembang yang memiliki Visual Studio Tools for Office dapat mengemas aplikasinya (file-file MDB serta file-file pendukung lainnya) dengan Access 2003 Runtime dan mendistribusikannya ke banyak pemakai. Secara fisik, file runtime ini telah termasuk dalam Microsoft Office 2003 Professional Edition atau Microsoft Office Access 2003.

Menjalankan Aplikasi dengan Runtime vs Full Access 2003

Access 2003 Runtime pada dasarnya adalah Microsoft Access 2003 itu sendiri, namun beberapa fitur dimatikan. Pemakai yang sudah memiliki Access 2003 Runtime pada komputernya, walaupun tidak memiliki Microsoft Access yang penuh, dapat menjalankan aplikasi Access (sebuah file MDB atau, dengan sedikit langkah tambahan, sebuah database back-end SQL Server) tetapi tidak melihat jendela Database dan tidak bisa pindah ke Design view.

Fitur-fitur berikut ini tidak diikutkan sebagai bagian dari Access 2003 Runtime tanpa kustomisasi tambahan:

• Jendela Database
• Teks/ikon pada baris judul (bisa ditentukan dengan MDB ketimbang dengan Access)
• Beberapa item menu, seperti Open dan Save pada menu File, serta seluruh item pada menu View, Format, dan Tools.
• Menu shortcut
• Toolbar built-in
• Access Help
• Designer (termasuk Filter by Form)
• Editor VBA

Gambar 1 memperlihatkan dua instance aplikasi MDB minimal yang sama. Instance yang di sebelah kiri dijalankan dengan Access Runtime sementara instance di sebelah kanan dijalankan dengan Access penuh. Perbedaannya tidak hanya seperti yang terlihat, karena Access Runtime juga tidak menyediakan antarmuka untuk membuka obyek secara langsung sehingga pengembang harus menyediakan antarmuka sendiri untuk melakukannya.

Gambar 1. Sebuah instance Access Runtime yang menjalankan sebuah aplikasi contoh dibandingkan dengan instance Access penuh yang menjalankan aplikasi yang sama

Pengembang aplikasi yang ditujukan untuk dijalankan pada lingkungan Access Runtime harus membuat aplikasi yang tidak akan membuat pemakai bingung karena ketiadaan fitur-fitur yang dimatikan. Tulisan ini akan memfokuskan pada langkah-langkah yang seharusnya diambil oleh pengembang dalam membuat aplikasi Access yang akan berjalan secara efektif pada lingkungan Access 2003 Runtime sebagaimana ia berjalan pada lingkungan Access penuh.

Mensimulasikan Lingkungan Access 2003 Runtime dalam Access 2003 Penuh

Jika anda ingin melihat bagaimana aplikasi anda akan terlihat dan bekerja pada sebuah lingkungan Access Runtime, anda bisa menggunakan switch /runtime pada perintah baris ketika menjalankan program Access. Buatlah sebuah shortcut dengan target seperti berikut ini:

"C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MSACCESS.EXE" /runtime "drive:\path\file_name" 

Catatan Perintah pada baris diatas mungkin terpotong untuk keperluan pencetakan, namun pada perintah yang sebenarnya tidak dipotong.

Ujilah aplikasi anda pada Access Runtime (bisa menggunakan switch pada perintah baris atau dengan menginstal Access Runtime pada sebuah komputer yang sebelumnya belum terinstal Access) sebelum aplikasi tersebut diberikan kepada pemakai lain.

Kode yang digunakan untuk komunikasi klien (Move method) tidaklah sulit berkas Activator type pada .NET Remoting. Activator type memiliki GetObject method yang mengambil masukan berupa URL. Method ini akan mengembalikan nilai referensi proxy yang akan digunakan dalam berkomunikasi dengan AgentHost object. Berikutnya, Agent menggunakan proxy untuk memanggil HostAgent method. Kode berikut menggambarkan class Agent.

Membuat Obyek Antarmuka

Setiap aplikasi Access yang ditujukan untuk pemakaian di lingkungan Access Runtime minimal haruslah menyediakan sebuah antarmuka yang memungkinkan pemakai melakukan navigasi ke keseluruhan aplikasi. Obyek ini bisa berupa menu utama, tetapi umumnya berupa sebuah pengganti jendela Database -misalnya sebuah form yang memungkinkan pemakai membuka form dan report yang membentuk aplikasi anda. Anda bisa menggunakan Switchboard Manager (menu Tools > Database Utilities > Switchboard Manager) untuk membuat switchboard standar seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, atau bisa membuat form sendiri yang akan berlaku sebagai form utama untuk aplikasi anda.

Gambar 2. Access 2003 menyediakan Switchboar Manager untuk membuat form startup untuk aplikasi anda dengan cepat

Menu terbatas yang tersedia pada Access Runtime mungkin cukup untuk aplikasi sederhana, tetapi kebanyakan aplikasi memanfaatkan menu, toolbar, dan menu shortcut yang dibuat sendiri. Untuk membuat menu dan toolbar, gunakan kotak dialog Customize (menu Tools > Customize). Pada halaman Toolbars pilih New. Untuk membuat item menu atau tombol, pilih dan seret item menu Access yang standar ke atas menu atau toolbar anda. Anda juga bisa menambahkan item menu atau tombol yang akan memanggil macro Access yang telah anda buat. Secara default, item-item yang dibuat melalui kotak dialog Customize adalah sebuah toolbar. Anda kemudian bisa mengubahnya menjadi menu atau menu shortcut dengan klik pada tombol Properties di halaman Toolbars (dalam kotak dialog Customize).

Jika anda membuat toolbar, menu, atau menu shortcut yang dikhususkan untuk form tertentu, anda bisa menggunakan properti Menu Bar, Toolbar, dan Shortcut Menu Bar pada Form untuk menentukan item yang akan digunakan. Anda bisa menentukan toolbar, menu, dan menu shortcut default untuk seluruh form dalam aplikasi pada opsi Startup yang akan dibahas pada seksi berikutnya.

Pada Access Runtime, tidak tersedia fasilitas Help standar Access. Seringkali sedikit topik Help yang anda siapkan dapat meminimalkan permintaan bantuan, dan anda bisa menggunakan tool pembuatan Help untuk membuat Help bagi aplikasi anda. Setelah anda membuat file Help, aturlah properti Help File pada setiap form agar menunjuk kepada file yang sesuai. Jika Help anda mengandung topik untuk setiap form, anda juga bisa mengatur properti Help Context ID pada form sehingga file Help tersebut akan terbuka langsung pada halaman yang paling relevan.

Mengatur Opsi Startup

Setelah anda membuat item-item yang membentuk antarmuka aplikasi anda, anda bisa membuatnya dijalankan secara otomatis menggunakan kotak dialog Startup. Gunakan opsi startup ini baik anda menggunakan Access Runtime maupun Access yang penuh.

Bukalah kotak dialog Startup dengan memilih menu Tools > Startup pada Access penuh. Kotak dialog Startup tampak seperti pada Gambar 3.

Gambar 3 Kotak dialog Startup menyediakan cara untuk mengatur keadaan default bagi file MDB anda

Anda bisa menggunakan kotak dialog Startup untuk menentukan hal-hal sebagai berikut:

• Judul aplikasi. Judul ini menggantikan nama Microsoft Access sebagai judul jendela aplikasi.
• Ikon aplikasi. Ikon tampak di sebelah judul jendela dan pada taskbar Windows menggantikan ikon standar Access.
• Form yang akan dibuka secara otomatis ketika database dibuka.
• Menu bar, toolbar, dan menu shortcut default untuk aplikasi anda. Anda bisa mengganti pengaturan di sini untuk sebuah form tertentu dengan mengubah properti yang berkaitan pada form tersebut.
• Apakah akan menampilkan Status Bar atau tidak pada saat startup.

Pengaturan-pengaturan berikut ini akan diabaikan jika aplikasi dijalankan pada Access Runtime dan hanya yang relevan saja yang akan diberlakukan pada Access penuh:

• Apakah jendela Database akan ditampilkan atau tidak pada saat startup.
• Apakah menu dan toolbar default dibolehkan atau tidak.
• Apakah pemakai boleh melakukan perubahan atau tidak.
• Apakah kunci-kunci khusus diaktifkan atau tidak. Pada Access penuh, kunci-kunci khusus ini menyediakan cara pintas untuk menampilkan jendela-jendela tertentu dan bisa menyebabkan program/kode yang sedang dijalankan berhenti sementara.

Setelah properti Startup diatur, aplikasi akan tampak seperti pada Gambar 4 ketika dijalankan pada Access Runtime.

Gambar 4. Aplikasi sekarang menyediakan antarmuka sendiri ketika dijalankan pada Access Runtime

Penanganan Error pada Kode VBA

Ketika anda menjalankan sebuah prosedur VBA pada Access penuh dan sebuah error muncul, anda akan melihat pesan error seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5.

Gambar 5. Access menggunakan sebuah kotak dialog default untuk error VBA yang tidak tertangani

Dari kotak pesan ini anda dapat memilih untuk mendebug kode dalam Microsoft Visual Basic® Editor, atau anda dapat menghentikan jalannya kode dan kembali ke Access yang interaktif.

Pesan error default untuk error yang sama pada Access Runtime seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6 tampak sangat berbeda. Pilihan bagi anda hanya klik OK dan selanjutnya keluar dari aplikasi secara keseluruhan.

Gambar 6. Access Runtime menggunakan sebuah kotak dialog default yang berbeda untuk error yang tidak tertangani

Tentu saja anda tidak ingin mendistribusikan antarmuka seperti ini kepada para pemakai. Penanganan error kode VBA selalu merupakan praktek pemrograman yang baik, namun dalam hal aplikasi dijalankan pada Access Runtime, penanganan error ini menjadi sangat krusial. Setiap prosedur di dalam sebuah aplikasi seharusnya mempunyai paling tidak sebuah label penanganan error On Error GoTo yang biasa.

Makro Access tidak menyediakan struktur penanganan error. Makro sangat berguna untuk menciptakan item menu dan mendefinisikan kunci-kunci pintas, namun karena keterbatasan dalam menangani error, gunakanlah hanya seperlunya dalam aplikasi

Memproteksi Kode Anda dengan File MDE

Sangat penting untuk diingat bahwa walaupun sebuah aplikasi terlihat berbeda pada Access Runtime, file MDB-nya sendiri tetap sama. Dengan tersembunyinya jendela Database dan designer, para pengembang cenderung berpikir bahwa Access Runtime menyediakan keamanan untuk aplikasi. Itu tidak benar. Setiap pemakai yang mempunyai Access penuh dapat membuka database tersebut seperti yang dilakukan oleh pengembangnya dan membuat perubahan disain pada obyek maupun kode. Jika aplikasi anda membutuhkan keamanan tingkat pemakai, anda harus menerapkannya dengan alat-alat keamanan yang disediakan sebagai bagian Access pada menu Tools, dalam kotak dialog Security.

Access menyediakan sebuah format database yang menambahkan alat pengaman terhadap elemen disain aplikasi anda: disan dan kode form dan report, serta kode dalam module VBA. Alat tersebut adalah file MDE.

Anda bisa menciptakan sebuah file MDE dari sebuah file MDB dengan memilih menu Tools > Database Utilities > Make MDE File. Ketika anda membuat file MDE, Access mengkompilasi semua kode dalam database dan membuang versi yang bisa diedit pada file MDE. Proses ini akan mengurangi ukuran database hasil dan menjamin tidak seorang pun bisa mengubah kode aslinya. Ketika anda membuka sebuah file MDE pada Access, designer untuk form dan report dan Visual Basic Editor tidak tersedia lagi. Lebih dari itu, anda juga tidak bisa mentransfer form, report, dan module ke database lain dengan fasilitas ekspor atau impor.

Catatan Untuk menciptakan sebuah file MDE, MDB asli haruslah dalam format file Access 2002-2003. File-file MDE dan ADE tidak mendukung kompatibilitas ke belakang. Oleh karena itu anda hanya bisa membukanya dalam versi Access yang sama dengan yang menciptakannya atau yang lebih baru.

Memudahkan Proses Distribusi dengan Access 2003 Developer Extensions

Sebagai tambahan terhadap lisensi Access 2003 Runtime, Access 2003 Developer Extensions memasukkan dua buah wizard untuk memudahkan proses pengemasan dan pendistribusian aplikasi-aplikasi Access. Wizard tersebut adalah Custom Startup Wizard dan Package Wizard.

Menggunakan Custom Startup Wizard

Kotak dialog Startup Access memungkinkan anda memasang beberapa pembatasan yang berguna terhadap pemakai aplikasi, seperti meniadakan menu standar dan kunci-kunci pintas tertentu. Namun demikian, para pengembang biasanya tidak ingin memasang pembatasan tersebut bagi mereka sendiri. Untuk itu di dalam proses pengembangan aplikasi yang berulang-ulang, anda bisa mengubah-ubah opsi startup tersebut. Anda bekerja dengan aplikasi dengan serangkaian opsi startup, menambahkan lebih banyak pembatasan ketika mempersiapkan aplikasi untuk diuji oleh pemakai atau pendistribusiannya, kemudian menghapus pembatasan tersebut kembali jika diperlukan perubahan pada aplikasi.

Custom Startup Wizard yang baru pada Access 2003 Developer Extensions menyederhanakan proses konversi antara versi pengembangan dan versi pemakai akhir. Wizard akan menanyakan bagaimana versi final seharusnya terlihat dan menggunakan jawaban tersebut untuk membuat pengaturan yang sesuai. Selain itu anda bisa menyimpan seluruh pilihan ke dalam sebuah template. Ketika anda melakukan perubahan terhadap aplikasi aslinya dan ingin membuat sebuah versi yang akan disebarkan, anda bisa membuatnya dengan antarmuka perintah baris dan menentukan templatenya sebagai salah satu argumen perintah.

Di antara perubahan-perubahan yang dapat dibuat wizard adalah:

• Membuat versi final berupa sebuah MDE.
• Mencegah kotak dialog Properties muncul pada Form view.
• Menyalin makro yang terpilih menjadi makro Autokeys, menyediakan kunci-kunci pintas bagi pemakai akhir yang pengembang tidak ingin ada pada versinya.
• Memasang opsi-opsi startup yang berbeda dari database asli.
• Mencegah kunci Bypass (SHIFT) sehingga pemakai tidak bisa membatalkan opsi startup dengan menekan tombol SHIFT ketika membuka file database.
• Menambahkan tanda tangan digital ke database.
• Memeriksa permasalahan database seperti kode yang tidak kompatibel dengan Access 2002, ekspresi yang diblok pada mode Sandbox dan referensi yang hilang.

Menggunakan Package Wizard

Pada beberapa situasi, pendistribusian aplikasi Access sama mudahnya dengan menyalin file MDB atau MDE ke drive milik pemakai dan memastikan link data mengarah kepada sumber yang tepat. Namun demikian, untuk aplikasi-aplikasi yang mengandung file-file non-Access seperti kontrol Microsoft ActiveX® dan ikon, atau aplikasi yang didistribusikan dengan Access 2003 Runtime, anda menginginkan sebuah rutin yang lebih cepat dan profesional. Package Wizard menyediakan sebuah cara yang mudah untuk menciptakan file setup Microsoft Windows® Installer (.msi) yang akan menuntun pemakai melakukan instalasi langkah-demi-langkah.

Oleh karena hasil Package Wizard didasarkan pada teknologi Windows Installer, solusi yang diciptakan oleh Package Wizard dapat diterima oleh berbagai macam tool pihak ketiga, seperti Installshield Developer dan Wise for Windows Installer. Anda bisa menggunakan Package Wizard untuk menyiapkan porsi Access dari sebuah aplikasi besar dan mengintegrasikan hasilnya ke dalam sebuah paket yang dibuat dengan tool pihak ketiga yang lain.

Package Wizard menyediakan opsi-opsi yang memungkinkan anda untuk:

• Memasukkan Access 2003 Runtime sebagai bagian dari instalasi.
• Memasang judul instalasi.
• Menyiapkan nama folder tujuan.
• Memilih bahasa untuk instalasi (anda membutuhkan sebuah CD atau folder yang mengandung Access dalam bahasa yang anda ingin gunakan untuk fitur ini).
• Menentukan file-file pendukung seperti ikon, file Help, file Workgroup, dan End User License Agreement (EULA) dalam Rich Text Format, serta file-file lain yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi anda dengan sempurna.
• Menambahkan informasi untuk Properties file msi.
• Menentukan parameter untuk file shortcut yang diciptakan untuk solusi anda.

Seperti halnya pada Custom Startup Wizard, Package Wizard membolehkan anda menyimpan semua pilihan ke dalam template. Package Wizard juga menyediakan sebuah antarmuka perintah baris yang mendukung nama template sebagai salah satu argumen.

Kesimpulan

Jika anda membuat sebuah aplikasi yang akan dijalankan pada lingkungan Access Runtime, anda harus hati-hati mempertimbangkan bagaimana menyediakan sebuah antarmuka untuk pemakai. Anda juga harus mempertimbangkan kenyataan bahwa beberapa pemakai mungkin mempunyai versi Access yang tepat dan menjalankan aplikasi di dalam lingkungan Access penuh. Ujilah aplikasi anda di bawah kedua lingkungan tersebut untuk memastikan keseimbangan antara pemakaiannya di bawah lingkungan Access Runtime dan keamanan kode di bawah lingkungan Access penuh.

Setelah anda membuat dan menguji aplikasi anda, anda bisa menggunakan wizard dalam Access 2003 Developer Extensions untuk menciptakan versi final yang bisa anda sebarkan ke pemakai akhir. Ide yang baik jika anda menyimpan pengaturan dari kedua wizard ke dalam sebuah template. Anda kemudian bisa membuat sebuah file batch yang akan memanggil antarmuka perintah baris dari setiap wizard, dan mengirimkan nama dari file template yang sesuai. Jika anda mengubah aplikasi anda kemudian dan akan membuat sebuah paket kembali, prosesnya hanya menjalankan sebuah file batch saja.